Сканирование

Сканирование документов

Большинство всей созданной человечеством информации сегодня по-прежнему хранится на бумажных или других твердых носителях. К ним можно отнести книги, журналы, официальные бумаги, картины, чертежи, пленку, негативы, слайды, фотографии и многое другое.

Практически любая организация имеет свой бумажный архив, который обычно занимает много места и заставляет при необходимости тратить огромные усилия на поиски нужной информации. Кроме того, бумажный архив – это еще и масса других проблем:

1) Потеря информации. Поскольку бумага неизбежно стареет, свидетельство или другой материал может потерять свой первоначальный вид. Информацию на бумаге легко потерять, он может быть уничтожен при пожаре или в результате преступного умысла, поврежден грызунами, в него можно внести искажения и изменения.

2) Сложность поиска нужных данных. Если информация на бумажном носителе случайно расположена не на своем месте (то есть не по алфавиту или дате), ее практически невозможно отыскать.

3) Сложность использования полученной информации. Даже если самостоятельно осуществить сканирование документов, применить имеющуюся в нем информацию нелегко, потому что текст находится в растровом виде, а это значит, что его невозможно скопировать, например, в текстовый редактор. Кроме того, после сканирования документа его можно перевести в текстовый формат, что позволит пользователям пересылать его, копировать, использовать информацию в других бумагах.

Преимущества использования отсканированных документов:

1) Возможность использования только одним пользователем единовременно. При сканировании документов и переводе их в электронный вид существует возможность его использования неограниченным числом пользователей. При этом оригинал хранится на центральном сервере, а пользователи видят лишь его копию, что позволяет продлить жизнь бумагам.

2) Электронный архив занимает мало места. Все, что потребуется для хранения информации после сканирования документов – это жесткий диск. При этом на жестком диске не будет занято много места.

3) Оперативный доступ к информации. В электронном каталоге возможно производить быстрый поиск. Для осуществления этого поиска не нужен специальный человек, найти информацию может любой пользователь.